Když firmy přesouvají účetnictví, ERP nebo další klíčové aplikace do cloudu, většinou řeší bezpečnost, výkon nebo dostupnost. Méně pozornosti už bývá věnováno samotným uživatelským účtům. Přitom právě způsob, jakým jsou nastavené přístupy jednotlivých zaměstnanců, má zásadní vliv na bezpečnost i každodenní komfort práce.
V menších firmách se občas objeví myšlenka, že několik lidí může používat jeden společný účet. Argument bývá jednoduchý: zaměstnanci se střídají, současně nepracují a není potřeba pořizovat další licence. V praxi se ale podobná „úspora“ velmi často promění ve zdroj komplikací.
Z pohledu cloudového prostředí totiž účet nepředstavuje jen přihlašovací jméno a heslo. Je to digitální identita konkrétního člověka. Na ni jsou navázána oprávnění, nastavení, historie aktivit i bezpečnostní pravidla.
Cloud funguje nejlépe, když ví, kdo je kdo
Moderní cloudové služby jsou postavené na tom, že každý uživatel má svůj vlastní profil. Díky tomu lze přesně určit, kdo s daty pracoval, kdo provedl změnu nebo kdo se přihlašoval z neobvyklého zařízení.
Jakmile jeden účet sdílí více lidí, začíná se tato výhoda vytrácet. V systémových záznamech se stále objevuje stejný uživatel a dohledání konkrétní aktivity je výrazně složitější. Pokud dojde k chybě, omylem smazanému dokumentu nebo bezpečnostnímu incidentu, firma přichází o důležitou auditní stopu.
Právě auditovatelnost přitom patří mezi klíčové požadavky dnešních firem a stále častěji i regulatorních pravidel.
Sdílený účet komplikuje bezpečnost
Podle dlouhodobých statistik společnosti Microsoft je naprostá většina útoků na uživatelské účty spojena s kompromitovanými nebo odcizenými přihlašovacími údaji. Proto se dnes standardem stává vícefaktorové ověřování a individuální správa přístupů.
Pokud jeden účet používá více lidí, začíná být používání MFA problematické. Ověřovací kódy přicházejí jednomu člověku, ostatní čekají na schválení a bezpečnostní opatření se postupně mění v provozní překážku.
Samostatné účty naopak umožňují nastavit každému uživateli vlastní zabezpečení, vlastní oprávnění i vlastní způsob ověřování.
Komfort práce není samozřejmost
Mnoho problémů spojených se sdílenými účty se na první pohled tváří jako technická chyba. Uživatelé řeší nečekaná odhlášení, potíže s tiskem, problémy s nastavením aplikací nebo nejasnosti kolem uložených dokumentů.
Ve skutečnosti často nejde o problém cloudové služby, ale o důsledek sdílení jednoho profilu mezi více uživateli. Každý z nich má jiné pracovní prostředí, jiná zařízení a jiný způsob práce. Ve chvíli, kdy se vše spojí pod jeden účet, začínají vznikat konflikty, které by při individuálních přístupech vůbec nenastaly.
Zkušenosti z praxe ukazují, že cena jedné licence bývá ve srovnání s časem stráveným řešením podobných problémů zanedbatelná. Hodiny ztracené hledáním dat, obnovováním přístupů nebo komunikací s podporou totiž velmi rychle převýší částku, kterou firma původně chtěla ušetřit.
Správa přístupů je součástí bezpečnosti
Při návrhu cloudového prostředí se většina firem soustředí na aplikace, výkon serverů nebo zálohování. Stejně důležité je ale i správné nastavení uživatelských účtů.
Každý zaměstnanec by měl mít vlastní identitu, vlastní oprávnění a vlastní způsob přihlašování. Díky tomu lze lépe chránit data, jednodušeji řešit incidenty a zároveň zajistit větší komfort při každodenní práci.
Správně nastavené přístupy navíc usnadňují odchod zaměstnanců, změny rolí ve firmě i správu bezpečnostních pravidel. To vše jsou situace, které dříve nebo později řeší prakticky každá organizace.
Cloud má práci zjednodušovat
Jednou z hlavních výhod cloudu je přehlednost, dostupnost a snadnější správa prostředí. Tyto výhody ale naplno fungují pouze tehdy, pokud je prostředí správně nastavené.
Vlastní účet pro každého uživatele není administrativní formalita ani snaha prodávat více licencí. Je to jeden ze základních principů moderního cloudového provozu, který pomáhá chránit data, zjednodušovat správu a předcházet zbytečným problémům.
Pokud si nejste jistí, zda máte správně nastavené uživatelské účty, oprávnění nebo vícefaktorové ověřování, vyplatí se udělat krátkou revizi nastavení. Právě zde často vznikají problémy, které se projeví až ve chvíli, kdy se něco pokazí.
Potřebujete ověřit, zda je vaše cloudové prostředí nastavené správně? Ozvěte se nám. Rádi s vámi projdeme nastavení uživatelských účtů, oprávnění i bezpečnostních pravidel a doporučíme, jak prostředí zjednodušit, zpřehlednit a lépe zabezpečit.