Přepisování údajů z přijatých faktur a účtenek patří v účetních kancelářích k nejméně oblíbené a zároveň časově nejnáročnější práci. Automatické vytěžování dokladů pomocí umělé inteligence ji dokáže z velké části převzít. Aby se ale skutečně ušetřily desítky hodin, nestačí jen pořídit nový software.
Přijaté faktury, účtenky, dodací listy. U každého dokladu je potřeba opsat dodavatele, částky, datum vystavení a splatnosti, variabilní symbol i rozpis DPH a pak vše ještě zkontrolovat. V kanceláři, která zpracovává stovky dokladů měsíčně, může jít o desítky hodin rutinní práce. Právě tady dnes automatické vytěžování dokladů přináší největší úsporu.
Systém z naskenované faktury nebo vyfocené účtenky během několika sekund přečte potřebné údaje, dodavatele může rovnou ověřit v ARES a doklad automaticky připraví k zaúčtování. U opakujících se dodavatelů umí systém navrhnout i zaúčtování podle dříve zpracovaných dokladů. Účetní pak údaje jen zkontroluje a schválí.
Šikovný asistent, ne náhrada
Od automatizace určitě není správné očekávat, že ze dne na den nahradí účetní. Například je stále nezbytná kontrola vytěžených údajů. Účetní tedy i nadále ověřuje sazby DPH, předkontace i variabilní symboly a řeší doklady, které se vymykají běžnému vzoru. Rozdíl je v tom, že tyto údaje už nemusí nejdřív sama opisovat. Kontrola vytěženého dokladu zabere jen zlomek času, který by spotřebovalo ruční zadávání.
Pro představu: pokud ruční zadání jednoho dokladu trvá zhruba tři minuty a kontrola vytěženého obsahu jen necelou minutu, ušetří kancelář při tisíci dokladech měsíčně přes 30 hodin práce. Skutečná úspora se samozřejmě liší podle typu dokladů i klientů, řádově ale jde o desítky hodin měsíčně.
Výsledkem je méně překlepů a prohozených číslic, rychlejší zpracování a hlavně čas na práci, kterou za účetní žádný program neudělá – na kontrolu, poradenství a péči o klienty. Kanceláře, které už vytěžování dokladů používají, uvádějí, že jim ušetří až polovinu času stráveného operativou. Tento čas mohou věnovat novým klientům, aniž by musely nabírat další zaměstnance.
Kde vytěžování pomůže nejvíc
Největší přínos má vytěžování v kancelářích, které pravidelně zpracovávají velké množství podobných dokladů. Typicky jde o faktury od stálých dodavatelů, účtenky za pohonné hmoty a drobný materiál nebo měsíční vyúčtování nájmu, energií či telefonů. Systém se postupně učí rozpoznávat opakující se dodavatele i typické údaje a s každým měsícem potřebuje méně ručních oprav.
Více pozornosti naopak vyžadují účtenky z termopapíru, které časem blednou, ručně psané doklady nebo faktury ze zahraničí v neobvyklém formátu. I u nich vytěžování pomůže, ale neobejde se bez pečlivější kontroly.
Slabým místem bývá proces, ne software
Zkušenosti účetních se shodují v tom, že největší brzdou efektivního vytěžování dat z dokladů málokdy bývá samotný program. Mnohem častěji je to přístup klientů. Nečitelné fotky, doklady dodané na poslední chvíli nebo posílání podkladů pokaždé jinou cestou dokážou velkou část úspory času zase smazat. Hodně pomáhají mobilní aplikace, ve kterých klient vyfotí doklad hned po nákupu. Účtenka se tak neztratí v peněžence ani v autě a k účetní dorazí včas a v čitelné podobě. Než se do automatizace pustíte, ujasněte si několik věcí:
- Odkud doklady přicházejí. Ideálně by měly chodit jedním kanálem – přes mobilní aplikaci nebo na vyhrazenou e-mailovou adresu.
- Kdo je kontroluje a schvaluje. Každý doklad by měl mít jasně určeného zpracovatele i termín vyřízení.
- Jak se dostanou do účetního systému. Vytěžená data by měla do Pohody či Money S3 putovat i s původní PDF přílohou automaticky, ne přes ruční importy souborů.
- Kde budou bezpečně uložené. Doklady obsahují citlivé údaje klientů, jejich ukládání proto musí mít jasná pravidla.
Počítejte také s tím, že se procesy budou první týdny dolaďovat na základě reálné praxe. Náběhová fáze proto vyžaduje trochu trpělivosti. Jakmile ji ale kancelář zvládne, podle zkušeností se už k ručnímu přepisování nikdo vracet nechce.
Vytěžování bez starostí s technikou
Nejlépe vytěžování funguje tam, kde jsou účetní data i nástroje pro jejich zpracování na jednom bezpečném místě. Proto ve službě AppOn.cloud nabízíme účetním kancelářím cloudové prostředí, ve kterém je rovnou k dispozici vytěžování dokladů pomocí aplikace Alice od našeho partnera. Proč na takovém propojení opravdu záleží, rozebereme v samostatném článku. Chcete vědět, kolik času by vytěžování mohlo ušetřit vaší kanceláři? Ozvěte se nám a rádi to s vámi probereme.